Sprechstundenbedarf bündeln und günstiger beschaffen

Handschuhe hier, Kanülen dort, Verbandmaterial beim nächsten Anbieter und der Toner für den Drucker sowieso woanders: In vielen Praxen ist die Beschaffung über Jahre gewachsen und selten hinterfragt. Das kostet mehr, als die meisten denken. Nicht nur beim Einkaufspreis, sondern vor allem bei der Zeit, die das Bestellen, Vergleichen und Verräumen frisst.

Dabei ist der Einkauf einer der wenigen Hebel, an dem eine Praxis ohne mehr Patienten und ohne längere Öffnungszeiten Geld gewinnen kann. Jeder Euro, der weniger für Material ausgegeben wird, verbessert das Ergebnis unmittelbar. Der Weg dorthin führt über Bündelung, Standardisierung und einen ehrlichen Preisvergleich.

Was Praxen beim Einkauf unnötig Geld kostet

Die typischen Verlustquellen ähneln sich über die Fachrichtungen hinweg:

• Zersplitterung. Viele kleine Bestellungen bei vielen Lieferanten bedeuten mehr Aufwand, mehr Mindermengenzuschläge und mehr Versandkosten.
• Kein Preisvergleich. Wer immer beim gewohnten Anbieter bestellt, zahlt oft mehr, als nötig wäre, ohne es zu merken.
• Uneinheitliche Artikel. Wenn jede Kraft ihr Lieblingsprodukt bestellt, wächst der Artikelstamm, und Mengenvorteile verpuffen.
• Zeit. Bestellen, Lieferscheine prüfen, Rechnungen zuordnen und Regale füllen: Diese Minuten summieren sich über das Jahr zu ganzen Tagen.

Sprechstundenbedarf und Praxisbedarf sauber trennen

Ein Teil des Materials zählt zum Sprechstundenbedarf und wird nach den geltenden Vereinbarungen über die Kostenträger abgerechnet. Anderes fällt unter den Praxisbedarf, den die Praxis selbst trägt. Diese Grenze sauber zu ziehen ist wichtig, weil sie bestimmt, wo überhaupt gespart werden kann und wo korrekt abgerechnet werden muss. Im Zweifel gehört die Zuordnung mit der Abrechnung und der Steuerberatung abgestimmt, nicht überschlägig geschätzt.

Die wirksamsten Hebel für günstigere Beschaffung

• Bündeln. Bestellungen zusammenfassen und über Rahmenkonditionen beziehen, statt Woche für Woche kleinteilig zu ordern.
• Standardisieren. Einen schlanken, definierten Artikelstamm festlegen, damit alle das gleiche, geprüfte Produkt bestellen.
• Rhythmus geben. Feste Bestelltage und Mindestbestände verhindern teure Eilbestellungen.
• Vergleichen. Preise regelmäßig gegenprüfen, gerade bei Verbrauchsartikeln mit hohem Volumen.

Das größte Sparpotenzial liegt fast immer bei den Artikeln, die in großer Menge durchlaufen. Wer dort zwei oder drei Prozent besser einkauft, spürt das deutlicher als jeder Rabatt auf einen Randartikel.

Ein oft übersehener Hebel ist die Rechnungs- und Lieferkontrolle. Preislisten ändern sich, vereinbarte Konditionen werden nicht immer korrekt umgesetzt, und Fehlmengen fallen ohne Prüfung nicht auf. Ein kurzer, regelmäßiger Abgleich zwischen bestellter Menge, Lieferschein und Rechnung deckt solche Abweichungen auf und holt bares Geld zurück, das sonst stillschweigend verloren geht. Der Aufwand dafür ist gering, der Effekt über das Jahr betrachtet erstaunlich groß, weil sich kleine Fehler bei jeder Lieferung wiederholen.

Wie groß der Hebel wirklich ist

Material macht je nach Fachrichtung einen mittleren einstelligen bis deutlich zweistelligen Prozentsatz des Umsatzes aus. In operativen und zahnärztlichen Praxen ist der Anteil naturgemäß höher als in einer rein sprechenden Fachrichtung. Schon eine moderate Verbesserung der Einkaufskonditionen und ein aufgeräumter Artikelstamm können deshalb einen spürbaren Betrag pro Jahr ausmachen. Diese Zahlen sind Größenordnungen und ersetzen keine Analyse Ihrer konkreten Praxis. Der Punkt ist ein anderer: Der Einkauf ist ein stiller Hebel, der ohne zusätzlichen Umsatz wirkt und trotzdem in vielen Praxen jahrelang ungenutzt bleibt.

Qualität und Versorgungssicherheit nicht vergessen

Günstig einzukaufen heißt nicht, das Billigste zu nehmen. Bei Medizinprodukten zählen Qualität, Zulassung und die Sicherheit, dass geliefert wird, wenn das Material gebraucht wird. Eine Praxis, die mitten in der Grippewelle ohne Handschuhe dasteht, hat am falschen Ende gespart. Sinnvolle Beschaffung wägt deshalb drei Dinge gegeneinander ab: Preis, Qualität und Verfügbarkeit. Ein verlässlicher Partner mit einem breiten Sortiment ist oft mehr wert als der jeweils niedrigste Einzelpreis, weil er Engpässe abfedert und die Zahl der Ansprechpartner klein hält.

Achten Sie außerdem auf die Rückverfolgbarkeit. Bei Medizinprodukten müssen Chargen und Lieferwege nachvollziehbar bleiben. Ein geordneter Beschaffungsweg mit wenigen, geprüften Quellen erfüllt diese Anforderung leichter als ein Flickenteppich aus vielen Gelegenheitskäufen.

Kleine Praxen, große Wirkung durch Zusammenschluss

Gerade kleinere Einzelpraxen zahlen oft mehr, weil ihnen das Bestellvolumen für gute Konditionen fehlt. Genau hier liegt der Reiz der Bündelung. Wenn der Bedarf mehrerer Praxen zusammengeführt wird, entstehen Mengen, die bessere Preise ermöglichen, ohne dass eine einzelne Praxis ihre Unabhängigkeit aufgibt. Der organisatorische Aufwand dafür lässt sich auslagern, sodass am Empfang nicht mehr Arbeit entsteht, sondern weniger. Der Effekt ist ein doppelter: bessere Preise und ein schlankerer Bestellprozess.

Typische Fehler

Am häufigsten wird nur auf den Stückpreis geschaut. Entscheidend sind aber die Gesamtkosten aus Preis, Versand, Mindermengenzuschlag und Zeitaufwand. Ein zweiter Fehler ist der blinde Lieferantenwechsel allein wegen des Preises, ohne auf Lieferfähigkeit, Qualität und die regulatorischen Anforderungen an Medizinprodukte zu achten. Und drittens wird der Artikelstamm nie aufgeräumt, sodass Dutzende ähnliche Produkte parallel laufen.

So läuft eine koordinierte Beschaffung ab

Hier setzt kredus an, ohne selbst zum Händler zu werden. Wir koordinieren die Bündelung Ihres Bedarfs, die Lieferung und die Ausführung übernimmt ein angebundener Fachhändler-Partner, der die regulatorischen Pflichten rund um Medizinprodukte erfüllt. kredus kauft also nicht selbst ein und verkauft nicht weiter, sondern organisiert den Prozess so, dass er günstiger und einfacher wird.

1. Bedarf aufnehmen: Welche Artikel laufen in welcher Menge?
2. Artikelstamm verschlanken und Standards festlegen.
3. Konditionen über den Fachhändler-Partner bündeln.
4. Bestellrhythmus und Mindestbestände definieren.
5. Verbrauch beobachten und regelmäßig nachschärfen.

Einkauf als Teil der Praxissteuerung

Der Einkauf steht nicht für sich. Er zahlt direkt auf die Materialquote ein, eine der wichtigsten Kennzahlen jeder Praxis. Wie Sie diese Quote in Ihren Zahlen finden und einordnen, lesen Sie im Beitrag BWA der Arztpraxis richtig lesen. Den gesamten Ablauf rund um die Beschaffung bündeln wir auf der Seite zum Einkauf medizinischer Produkte für Praxen. Wie sich Kosten und Erlöse insgesamt steuern lassen, zeigt unsere Wirtschaftsberatung für Gesundheit und Mittelstand, und speziell für den medizinischen Alltag die Beratung für Heilberufe und Gesundheitseinrichtungen.

Häufige Fragen

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